請求書処理を、Geminiで自動集計へ

課題｜月末の請求書処理が、経理の重荷になっていた

月末になると、大量の請求書を手入力していました。PDFを一枚ずつ開いて金額を転記し、ファイル名も変更する——膨大な手作業が、毎月の負担になっていたのです。

生成AIで自動化できないかと試したものの、うまくいきませんでした。理由は、現場名の書き方がバラバラだったからです。同じ現場でも、請求書によって正式名称だったり、略称だったり、社内だけで通じる呼び方だったり。人間なら「これは同じ現場だ」と分かりますが、AIには分かりません。集計そのものが成立しませんでした。

私たちがしたこと｜約500件の「表記ゆれ」を言葉にした

Geminiで請求書の仕分け・集計を自動化するにあたり、まず取り組んだのは、AIの設定でもプロンプトの工夫でもありません。

過去約500件の取引先と現場について、「正式名称 ⇄ 短縮名（表記ゆれ）」を紐づけたマスターを、ひとつずつ整備しました。

これは現場の方の頭の中にしかなかった情報です。「この呼び方は、あの現場のこと」という暗黙の了解を、AIが読める言葉へ翻訳する作業でした。地道ですが、ここを飛ばすとAIは何も判断できません。

成果｜PDFをフォルダに入れるだけ

指定のフォルダにPDFを入れるだけで、Geminiが自動で仕分け・転記するようになりました。業者別・現場別の集計まで、ボタンひとつで完了します。

手入力の時間がなくなっただけではありません。転記ミスの心配もなくなりました。経理の頼れる右腕になっています。

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